Este hábito de efectividad interpreta la idea de la administración personal, y su aplicación inteligente posibilita que las personas puedan encontrar la diferencia entre lo importante y lo urgente para ser más efectivas. Este es el hábito de la segunda creación o creación física, el que resulta básico para comprender la calidad de las decisiones y acciones en el día a día.

Existen varias generaciones de aplicaciones inteligentes respecto a la administración del tiempo, cada una de las cuales ha logrado un avance sustantivo con respecto a la anterior: Desde la primera, basada en las notas y listas de tareas; pasando por la segunda, apoyada en las agendas; hasta la tercera, fundamentada en la administración del tiempo. Stephen R. Covey ha propuesto una cuarta que encuentra su sustento en la matriz de administración personal, en la que cada actividad puede ser clasificada según dos criterios: 1) Urgencia, aquellas actividades que requieren una acción inmediata; y 2) Importancia, aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Así, cada actividad es susceptible de clasificarse en los siguientes cuadrantes: 1) Urgente e importante: Administración por crisis; 2) No urgente e importante: Administración proactiva; 3) Urgente y no importante: Administración reactiva; y 4) No urgente y no importante: Administración inefectiva. Resulta obvio que es el segundo cuadrante el que resulta clave para el logro de la efectividad.

Algunos ejemplos ilustrativos sobre el hábito de la administración personal, son los siguientes:

Defina en forma prioritaria los objetivos y metas que deberá alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.

Decida sobre aquello que no es urgente pero sí importante en su vida . . . y determine actuar en consecuencia.

Precise sus roles y objetivos, esfuércese por cumplirlos . . . y renuévelos.

Establezca un modelo de conducta que le permita ser plenamente interdependiente.

Efectivice sus resultados definiendo previamente la jerarquía de sus obligaciones.

Trabaje y comprométase diariamente sobre su victoria privada.

Practique a diario el uso de su planificador (agenda) para marcar día a día la diferencia.